Храниться бумага для офиса должна в помещении с постоянной температурой и нормальной влажностью, в горизонтальном положении. Не следует допускать воздействия на бумагу прямых солнечных лучей. Оптимальный климат для хранения бумаги для офиса — температура 20 градусов по Цельсию и относительная влажность 50%. Нераспечатанные коробки бумаги для офиса лучше хранить в транспортной упаковке, в горизонтальном положении, тогда она не утратит свои лучшие свойства.
Потом складирования и транспортировки бумаги для офиса, перед началом ее использования следует обязательно подвергнуть бумагу акклиматизации к влажности и температуре воздуха помещения. Летом на акклиматизацию требуются одни, а зимой трое суток. В этом случае потом вскрытия упаковки относительная влажность бумаги не изменится, что может помочь избежать возможных изменений в структуре бумаги. Выбор бумаги для офиса, с первого взгляда, представляется не черезчур сложной задачей, в тоже время существует большое колличество факторов, оказывающих влияние на важное качество бумаги для офиса — работоспособность. Именно работоспособность бумаги для офиса должна играть ведущую роль при определении эффективности затрат на бумагу. Тоже не следует забывать, что применение некачественной бумаги для офиса связано с риском порчи офисной техники.
Многие покупатели при выборе бумаги для офиса руководствуются первым делом степенью белизны бумаги - доставка канцтоваров. По сути качество бумаги для офиса определяется ее физическими, химическими, электростатическими свойствами, и также отделкой. Плотность хорошей бумаги для офиса должна составлять 80-90 г/м2. Бумага не должна быть черезчур рыхлой либо, наоборот, черезчур жесткой. Такая бумага для факса и для принтера плохо подается и вызывает застревания.
При двусторонней печати важно, чтоб бумага для принтера была непрозрачной — типично, чем меньше плотность бумаги, тем она прозрачнее. Хорошая бумага для офиса должна быть очень гладкой, так как на шероховатой бумаге тонер может закрепиться неправильно, он стирается либо осыпается. Скручивание бумаги для офиса уменьшается при использовании бумаги с оптимальным значением влажности (4,5%), что обеспечивает необходимое электрическое сопротивление и снижает скручивание.
Тоже офисная бумага должна быть довольно яркой, что влияет на контраст между изображением и бумагой и делает изображение больше удобочитаемым. От того, чем проклеена бумага для офиса, зависит насколько быстро она постареет и начнет разрушаться. Бумага с высоким содержанием кислоты быстрее стареет, становясь желтой и хрупкой, а бумага для принтера с избыточным количеством карбоната кальция загрязняет принтер бумажной пылью.
Не упустите из своего поля зрения то, что если бумага для факса либо для принтера обладает высокой электропроводностью, то изображение может передаваться некачественно и более того стираться. Повышенное электрическое сопротивление может привести к склеиванию листов под действием статического электричества и пропускам при подаче.
Особое внимание надо обращать на отделку бумаги: на кромках бумаги для офиса не должно быть пыли, заусенцев и прочих дефектов, которые могут приводить к прилипанию листов друг к другу. Бумажная пыль, образующаяся при резке бумаги — причина множествах поломок офисной техники. В большинстве случаев, бумага для офиса должна упаковываться в пачки по 500 листов, все листы должны быть одного размера около допусков. Для поддержания правильного уровня влажности бумагу упаковывают во влагонепроницаемый упаковочный материал.
Далее, качественная бумага для офиса упаковывается в коробки по 5 либо 10 пачек, чем обеспечивается защита углов и кромок бумаги, что нужно для бесперебойной работы копировального оборудования.